第一章  总  则

第一条  为规范学校档案收集、整理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，建设与高水平大学相适应的新型档案馆，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》等文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校从事教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。

第三条  高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。学校应当加强管理，将档案工作纳入学校整体发展规划。

第四条  档案馆是学校档案工作的归口管理部门。学校各部门、各学院（系）、直属各单位（以下统称“各单位”）在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由档案馆集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全，便于档案信息资源的开发利用。

第二章  管理体制和任务

第五条  学校档案工作由校长领导。

第六条  档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，档案馆的管理职责是：

（一）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；

（二） 拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责建立健全学校档案工作网络，做好立卷归档工作指导，开展专（兼）职档案工作人员业务培训；

（四） 负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（五） 组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）保守档案秘密，确保档案实体安全，维护档案的完整、准确、系统；

（七）做好“防火、防盗、防虫、防霉、防鼠、防强光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，最大限度地延长档案寿命；

（八） 编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（九） 开展档案的开放和利用工作；

（十）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（十一）开展国内外档案学术研究和交流活动；

（十二）围绕学校中心工作，完成校领导交办的其他任务。

第七条 学校档案工作实行统一领导。学校各单位可根据实际需要，经学校批准设立档案分室，管理本单位档案，业务上接受学校档案馆指导、监督，并定期向学校档案馆移交档案。

第八条  档案工作是衡量和检查各立卷归档部门工作质量、管理水平的重要标志。学校各单位应将档案工作列入议事日程,明确本单位分管档案工作的负责人，确定本单位档案工作人员，并将立卷归档工作纳入单位及个人的年度考核范围。

第九条  各单位档案工作的主要职责：

（一） 组织本单位人员学习《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等档案法律法规；

（二） 按照《浙大城市学院立卷单位档案归档范围和保管期限规定》等要求，完整、规范、按时完成本单位纸质文件材料和电子文件材料的立卷归档工作；

（三） 根据本单位立卷归档工作实际配备相应档案工作人员，并将有关档案设备、装具等所需经费列入本单位年度预算。

第十条  学校专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备档案业务知识、相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十一条  学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制。

第三章  档案收集

第十二条  学校各单位分管档案工作的负责人，应将档案归档工作列入职责范围，督促检查本单位专（兼）职档案员做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的纸质文件材料和电子文件材料归档保存。

第十三条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷制度。学校各单位分管档案工作的负责人应当按照归档要求，组织本单位专（兼）职档案员及时立卷归档。档案馆负责各单位立卷工作的业务指导。

第十四条  学校实行纸质档案材料和电子档案材料同步归档。各类文件材料的归档范围和保管期限按照《浙大城市学院立卷单位档案归档范围和保管期限规定》（见附件）执行。

第十五条  学校各类档案材料由相关单位按照职能分工负责立卷归档。涉及多个单位的档案材料，由牵头或主办单位负责立卷归档，其他相关单位做好协助工作。

第十六条  归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。

第十七条  归档时间及手续：

（一）党政类档案材料和能按自然年度归档的文件材料应在次年六月底前归档；

（二）教学类档案材料和能按教学年度归档的文件材料应在次年年底前归档；

（三）科研、设备、专题性和成套性档案材料，应在项目完成通过鉴定、验收后两个月内归档；

（四）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

（五）重大活动档案根据《浙大城市学院重大活动档案管理办法》相关规定归档；

（六）接收档案必须履行相关手续，填写移交清单，写明移交内容、数量、时间，交接双方必须签名盖章；

（七）随时接收上级规定应接收的档案。

第十八条  学校师生员工在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

第十九条  学校师生员工在其非职务活动中形成的各种载体形式的档案材料，档案馆可通过征集、代管等形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校将予以奖励。

第四章  档案管理

第二十条  档案馆根据《浙大城市学院档案实体分类方案》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具；根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度；做好档案的利用效果登记。

第二十一条  档案馆应采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案, 应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。要建立健全库房管理制度，落实防火、防盗、防虫、温湿度控制等安全措施，确保档案实体安全。

第二十二条  档案馆应建立档案统计、检查制度，定期对档案的接收、整理、保管利用和馆内各种数据情况进行检查和统计。

第二十三条  档案馆应组织做好档案鉴定工作。凡需销毁的档案，应征得有关单位的同意，编制清册，报主管校领导审批。销毁时应由浙江省涉密载体销毁中心监销，学校有关部门派人参加，并在会签单上签名、盖章。

第二十四条  档案信息是学校核心信息资源与重要资产。档案馆是学校数字化建设的重要部门，应积极推进数字档案系统建设，保障档案数字资源的安全保存和有效利用。

第五章  档案的利用与公布

第二十五条  档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十六条  档案馆工作人员应熟悉馆藏，主动提供利用，当好学校领导、有关部门的参谋和助手，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。

第二十七条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖浙大城市学院档案证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。凡需利用馆藏档案者，均应按规定办理审批或利用登记手续。向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。

第二十八条  查阅、摘录或复制未开放的档案，应经档案馆负责人批准。内部、利用管控类档案，应经档案形成单位或者本人同意。

第二十九条  对于重要、珍贵的档案，档案馆一般不提供原件。如有特殊需要，应经档案馆负责人批准。

第三十条  为高效快捷提供档案利用，档案馆应根据学校需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，为学校教学、科研、管理和领导决策提供有价值的参考资料。

第六章  考核与奖罚

第三十一条  学校建立档案工作检查、考核、评估制度，不定期对各立卷部门的档案工作组织考评，对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的。

第三十二条  有下列行为之一的，学校应当按照国家监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》和学校有关规定，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规给予处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规和学校有关档案管理规定的行为。

第七章  附  则

第三十三条  本办法由档案馆负责解释。

第三十四条  本办法自印发之日起施行，原《浙江大学城市学院档案管理办法》（浙大城院发〔2016〕9 号）同时废止。

附件：浙大城市学院立卷单位档案归档范围和保管期限规定.doc