第一条 为了加强和规范学校重大活动档案的管理，确保重大活动档案的完整与安全，发挥重大活动档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》《浙江省重大活动档案管理办法》及有关法规规定，结合学校实际，制定本办法。 第二条 本办法所称重大活动档案，是指学校在重大活动中直接形成对学校和社会有保存价值的各种纸质、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录。主要包括： （一）纸质文件材料（包括各种文件、讲话、记录、宣传报道、题词等重要文字材料）及相应的电子文件； （二）录音（带）光盘，录像（带）光盘； （三）照片及文字说明； （四）有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖牌等； （五）其他具有保存价值的材料。 第三条 本办法所称重大活动，是指符合下列条件之一的社会活动： （一）党和国家领导人在学校的公务活动； （二）省级领导、市级主要领导在学校的公务活动； （三）国内外知名人士在学校的公务活动； （四）上级部门对学校各项工作的考核、评估、验收活动； （五）学校与省、市、区（县）政府的重要合作活动； （六）学校领导的重要公务活动； （七）学校承办的重大国际性或全国性会议、学术活动； （八）学校召开的各类重大会议（如党代会、教代会等）和举办的全校性活动（如校庆等）； （九）各类由学校组织的或代表学校参加的全国性、国际性竞赛等活动； （十）学校重大项目开工、奠基、落成（竣工）典礼，揭牌仪式； （十一）各学院主办的重大学术活动和周年庆典活动； （十二）其他具有较大社会影响的活动（事件）。 第四条 重大活动档案管理工作遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。 第五条 档案馆负责监督、指导学校各立卷部门对重大活动档案的收集、整理，并集中保管学校重大活动档案。 第六条 重大活动主办单位（或责任单位）在制定实施计划时应当同时制订档案收集、整理方案，明确重大活动（事件）档案管理的责任部门和人员，并落实相应的保障措施。 第七条 重大活动形成的文件材料由承办单位（或责任单位）负责收集、整理，立卷、归档。 承办单位（或责任单位）为两个及以上的，由承担主要工作（或主要责任）的单位（即主要承办单位或主要责任单位）立卷归档，其他承办单位（或责任单位）应当及时整理本单位在重大活动中形成的文件材料，并在重大活动结束之日起1个月内向主要承办单位汇交。 第八条 主要承办单位（或责任单位）应该自重大活动结束之日起3个月内根据《浙大城市学院重大活动档案收集清单》《浙大城市学院重大活动声像档案归档要求》（见附件），收集整理各类载体的档案，填写归档目录、移交清单，向档案馆移交；因特殊情况需要延期移交档案的，须经档案馆同意。 第九条 对于所有权属于个人的重大活动档案，学校鼓励档案所有者向校档案馆捐赠或寄存。捐赠者、寄存者对其档案材料享有优先利用权，并可以对其档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护其合法权益。 第十条 档案馆应对接收进馆的重大活动档案及时开展编纂、数字化等工作，积极开发档案信息资源，依法提供利用。 第十一条 档案馆应当加强与重大活动主要承办单位（或主要责任单位）的联系，及时掌握重大活动的有关情况，督促、检查主要承办单位（或主要责任单位）按时将重大活动档案向档案馆移交。 第十二条 对不按规定向学校档案馆移交重大活动档案的，档案馆应责令其限期改正，逾期没有改正的，给予通报批评。 第十三条 本办法自颁布之日起施行。 第十四条 本办法由档案馆负责解释。 附件：1.浙大城市学院重大活动档案收集清单 2.浙大城市学院重大活动声像档案归档要求 附件一： 浙大城市学院重大活动档案收集清单 1 | 重 大 活 动 | 为重大活动所发的文件、报告和批复，邀请重要来宾的信函、请柬和回函 | 2 | 重大活动方案、日程安排、来宾签到簿 | 3 | 重要来宾（包括领导、专家或学者）的发言稿（本人签名）及其电子版 | 4 | 重大活动（如庆典活动、重要会议、系列学术活动、文艺汇演、校友访谈）中产生的PPT、照片、视（音）频文件 | 5 | 国家领导人、省市领导、兄弟单位为重大活动发来的贺信（原件） | 6 | 重要领导、知名人士为重大活动所作的题词（原件） | 7 | 重大活动中产生的纪念品（样品），如代表证、出席证、发给来宾的纪念品、特定的志愿者服饰、为重大活动所设计的LOGO图样及实物等 | 8 | 来宾赠送的礼品实物及其图片、礼品说明 | 9 | 在重大活动前、后所产生的所有其他材料，包括：（1）前期筹备中产生的申报材料、审批文件、会议记录纪要、人才引进相关文件、会谈照片和视音频材料等；（2）海报及其电子版、宣传画册及其电子版、宣传片及视频文件、相关新闻媒体报道（实体和网络）等；（3）为本次重大活动编辑成册的文字材料及其电子版，如史（志）、大事记、机构沿革、纪念文集、成果汇编、校友通讯录、杰出校友介绍、各类画册等；（4）为本次重大活动举办的展览电子版、建设的网站、数字校（院）史馆等。 |
附件二： 浙大城市学院重大活动声像档案归档要求 重大活动声像档案是指在重大活动中直接形成，具有保存价值的照片、视音频档案。 一、照片的归档要求 （一）归档照片的选择 归档的照片要能够完整地反映重大活动全过程，具有代表性和典型性。以重大活动中的会议照片归档为例，主要包括以下照片： 1.整个会场全景、中景（需包含会议的标志物、条幅等表明会议属性名称的元素）； 2.会议主席台全景、中景、特写，重要领导或嘉宾须有特写； 3.会议主持人主持会议以及每位发言人特写、中景，中景需包括背板或者PPT等能表现发言内容的元素； 4.会议主要（中心）环节（如授奖、揭牌）现场的特写、中景； 5.台下会场全景、中景、特写； 6.与会领导和嘉宾的合影照等。 如果会后还有座谈交流或参观活动，还需要包括这些活动场面的全景、中景、领导和嘉宾交流或参观的特写画面。 （二）归档照片的文字说明 归档照片的文字说明包括新闻报道、每张照片的文字说明两部分，每张照片的文字说明须标记该照片的时间、事由、地点、人物、背景、摄影者等六要素，其中重要人物须指出姓名、职务及在照片中的具体位置，如前排左一、后排右二等。 二、视音频文件的归档要求 （一）归档视音频文件的选择 归档视音频文件包括：剪辑完成的视音频文件、视音频素材。 归档的视音频文件要能够完整地反映重大活动（事件）全过程，所选择的归档视音频素材要具有代表性和典型性。 （二）归档视音频文件的文字说明 剪辑完成的视音频文件须标记时间、事由、地点、人物（主要人物）、背景、摄影（录音）者等六要素。 三、声像档案的移交归档 一项重大活动的照片、视音频素材预立卷时应归档在同一案卷下，并根据档案管理系统要求，填写时间、事由、地点、人物（主要人物）、背景、摄影（录音）者等六要素后，上传该项重大活动的所有声像材料。
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