为确保学院在各项工作活动中形成文件材料的及时、完整、准确归档保存，更好地为学院各项工作服务，按照《浙江大学城市学院档案管理办法》（浙大城院发〔2016〕9号）的有关规定，请各单位认真做好2019年形成文件材料的收集、整理工作，现将有关事项通知如下：

1．归档范围：

（1）2019年1月1日至12月31日间，学院在教学、科研、党政管理等活动中形成的记载和反映学院主要职能活动、具有重要查考和利用价值的纸质文件和相应的电子文件、声像材料（照片、录像、录音）、实物等不同形式的载体材料，特别加强学院重点工作、重大活动、重要会议、重大特色、重点项目、重大成果等材料的收集归档。具体归档范围见《浙江大学城市学院立卷单位档案归档范围和保管期限规定》（浙大城院发〔2016〕9号，见附件1）。

（2）历年应归档但尚未归档的文件材料，请各单位认真检查，查遗补漏，及时归档。

2．归档要求：

（1）请各单位根据工作职责范围，负责本单位归档文件材料的收集、整理工作。

（2）归档文件材料涉及多个单位的，由主办单位负责归档，相关单位协助提供有关材料。

（3）归档文件材料必须完整、准确。

（4）归档文件材料应是原件；传真件必须复印，且与复印件一并归档。

（5）归档文件材料中，上级来文与文件处理单一并归档，学院文件与发文稿纸、定稿一并归档。

（6）归档文件材料的字迹应清晰，并确保其耐久性。

（7）归档文件材料应标明时间、加盖公章。

（8）各类有电子文件的纸质文件材料，应将电子文件与纸质文件同时归档。

（9）归档声像材料应图像清晰、音质纯正，并附简要文字说明（声像档案归档范围及要求，见附件2）。

3．归档程序：

（1）请各单位将2019年在党政、教学、科研、财会、设备、外事、基建等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料和需要贯彻执行的上级机关来文等收集齐全，按文件材料的形成规律，保持文件间的有机联系，进行系统整理。

（2）图书馆档案工作人员到各单位进行立卷指导、案卷检查。

（3）完成立卷，按归档要求验收，并经交接双方检查核对无误后，填写“档案移交清单”（见附表1）和“档案移交目录”（见附表2）一式二份，双方签章各执一份备查，完成文件材料移交归档工作。

4．归档时间：

各单位2019年形成的文件材料请于2020年6月15日前完成归档。

联系人：包新慧、潘爱叶，电话：88018535

地  点：图书馆B楼407室

附件：

附件1.《浙江大学城市学院档案管理办法》（浙大城院发〔2016〕9号）

附件2.声像档案归档范围及要求

附表：

附表1.档案移交清单

附表2.档案移交目录

图书馆    

2020年3月30日