各分院，各部门，直属各单位： 档案是学院建设发展的历史记录，也是学院可持续发展的重要保障，为确保学院在各项工作活动中形成文件材料的完整、准确、系统归档保存，更好地为学院各项工作服务，请各单位认真做好2011年形成文件材料的收集、整理工作，现将有关事项通知如下： 1、归档范围： 根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》的有关规定，请各单位参照结合学院实际确定的《浙大城市学院立卷部门档案归档范围和保管期限》内容进行立卷归档(见附件1)，特别加强学院重要工作、重大活动、重要会议、重大改革创新、重大科研项目、重大成果获奖材料及获得重大荣誉材料的归档。归档文件材料包括纸质材料和相应的电子文件、声像材料（如照片、录像、视频、音频）、实物各种载体形式。 2、归档程序： （1）请各单位将2011年度在党政、教学、科研、财会、资产与设备管理、外事、基建等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料和需要贯彻执行的上级机关来文等收集齐全，按文件材料的形成规律，保持文件间的有机联系，进行系统整理。 （2）图书馆档案工作人员到各单位进行立卷指导、案卷检查。 （3）完成立卷，按归档要求验收,并经交接双方检查核对无误后，填写“档案移交清单”（见附件2）和“档案移交目录”（见附件3）一式二份，双方签章各执一份备查，完成文件材料移交归档工作。 3、归档要求： （1）请各单位根据工作职责与范围，负责本单位归档文件材料的收集、整理工作。 （2）归档文件材料涉及多个单位的，由主办单位负责归档，相关单位协助提供有关材料。 （3）归档文件材料必须完整、准确、系统。 （4）归档文件材料应是原件；传真件必须复印，且与复印件一并归档。 （5）归档文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。 （6）归档文件材料的字迹应清晰，并确保其耐久性。 （7）归档文件材料应标明时间、加盖公章。 （8）各类有电子文件的纸质文件材料，应将电子文件与纸质文件同时归档。 4、归档时间： 各单位2011年度形成的文件材料请于2012年5月31日前完成归档。 联系人：包新慧，电话：88018535，地点：图书馆B楼407室。 图书馆 2012年3月28日 | 